dutchfrench


Draait uw team op volle toeren? | Print |

Draait uw team op volle toeren?

 
Wat u wilt dat u geschiedt, doe dat een ander niet!
 
Medewerkers rondom u zijn niet zoals u. En zij lijken nog minder op elkaar. En u moet hen helpen met elkaar omgaan, hen leren dat ze de sterktes en motivatie van andere personen kunnen waarderen.
 
Om het beste uit uw team te halen moet u hen orkestreren. U moet bekomen dat eenieder het beste van zichzelf geeft en dit doelgericht combineert met de talenten van collega’s. Zo bereikt uw team topprestaties.
 
Het analyseren van verschillende gedragsstijlen helpt om dit doel te bereiken. Iedereen is een mix van vier basisgedragsstijlen, waarbij vaak één gedragsstijl overheerst.
 
 
 
Een persoon met een voorkeurstijl « Steungevend-Opgevend » neigt er naar om anderen te vertrouwen, gehoor te geven, idealistisch en loyaal te zijn. Hij/zij zal proberen het allerbeste te doen in een gegeven taak en hoge normen stellen voor zichzelf en de andere teamleden. Ten zeerste ontvankelijk voor ideeën van anderen, zal deze persoon graag samenwerken en behulpzaam zijn, hij/zij is van natuur uit een teamspeler.
 
Wanneer « Beheersend-Overheersend » de hoofdstijl is, zal de persoon zich openlijk assertief en actiegericht opstellen. Er is een voorkeur om snel te handelen, gedachten in volle zelfvertrouwen te uiten, mensen te overtuigen. Competitie is een geliefde activiteit. Deze persoon neemt graag eigen verantwoordelijkheid op en heeft niet zo’n behoefte aan strakke en regelmatige supervisie. Hij/zij zal u wel vertellen wat er dient te gebeuren.
 
Er is de « Behoudend-Afhoudende » gedragsstijl voor een persoon die methodisch en nauwkeurig is. Vooraleer tot actie over te gaan zullen de verschillende uitvoeringsmogelijkheden van een taak geanalyseerd worden om zodoende de meest geschikte aanpak te vinden. Deze persoon is grondig en praktisch. Geen doelloze dromer, hij/zij haalt zoveel mogelijk uit de bestaande hulpbronnen. Vaak gereserveerd en standvastig doet hij/zij niettemin voorspelbaar en efficiënt werk.
 
Tenslotte een persoon met voorkeurstijl « Meegevend-Weggevend » is flexibel, enthousiast en tactvol. Hij/zij schijnt geen vijanden te maken en weet iedereen te charmeren. Hij/zij is gevoelig voor wat mensen voelen en nodig hebben en weet zijn/haar benadering overeenkomstig deze gevoelens en behoeften bij te stellen. Geliefd zijn en in de belangstelling staan zijn belangrijk voor hem/haar. Er is een grote openheid voor nieuwe ideeën en het creëren van de optimale werkssfeer.
 
 
 
De overheersende stijl of voorkeursstijl typeert de persoon. De andere, minder gebruikte gedragsstijlen komen uiteraard aan de orde maar dan vooral als men er wordt op aangesproken of als de situatie erom vraagt. Zo ontwikkelen mensen gaandeweg een individuele manier van gedragen die ze zelf als aanvaardbaar en doeltreffend ervaren.
 

Persoonlijke chemie

 
Binnen een werkteam speelt ieder zijn rol door de inbreng van zijn eigen unieke manier in de aanpak van taken en verantwoordelijkheden.
 
En toch worden de verschillen vaak niet gewaardeerd ondermeer omdat mensen in hun stijlen overdrijven. Zij doen vaak te veel van het goede. Door een waardevolle stijl tot over een bepaalde grens te duwen slaat hun voornaamste sterkte om in een zwakte.

 Steungevend-Opgevende stijl
Vertrouwend
Goed werk leveren
Lichtgelovig
Perfectionisme
Beheersend-Overheersende stijl
Initiatief nemen
Zelfvertrouwen
Impulsief gedrag
Arrogantie
 Behoudend-Afhoudende stijl
 Zorgvuldig in details
Systematisch
Muggenzifter
Niet creatief
 Meegevend-Weggevende stijl
Flexibel
Tactvol
Inconsequent
Confrontatie vermijden



Overdrijving kan het resultaat zijn van een stressvolle werkomgeving. Stress kan optreden wanneer bijvoorbeeld de doelstellingen vaag zijn. Of bij overbelasting: de vooropgestelde tijdslimieten zijn niet realistisch voor de medewerkers of er zijn teveel taken voor te weinig mensen. Een andere mogelijkheid: er bestaat onduidelijkheid in de verantwoordelijkheden en in de verhouding lijn/staf relaties. Indien dat zo is weet niemand met zekerheid wie wat van hem/haar verwacht. Of er bestaan zelfs conflicterende verwachtingen. Een divisie manager kan het team aansturen om expansiever te zijn in de marketing inspanningen maar de financiële manager wil dat de kosten beter bewaakt worden.
 
Werkdruk en verwarring over verantwoordelijkheden veroorzaken spanningen. Medewerkers gaan zichzelf dan tot het uiterste drijven, vaak niet meer productief.
 
De sociale steun van de leidinggevende is essentieel in stressvolle situaties. Ga de werkomgeving, de geldende regels en voorschriften na, bekijk welk effect ze hebben op uw medewerkers en doe de nodige aanpassingen waar nodig en mogelijk..


Druk op de juiste knop

Analyseer vervolgens de stijl van de individuele medewerkers en beïnvloed hen in overeenstemming daarmee. Dit betekent evenwel niet dat u uw geprefereerde management stijl moet veranderen. U hoeft ook geen mededogend vaderfiguur te worden. Wat u wel moet doen is trachten de motivatie en de betekenis te vinden voor iedere persoon en uw aanpak daarop afstemmen.
 
In de hiernavolgende tabel vindt u praktische richtlijnen om uw aanpak af te stemmen. De eerste kolom geeft de voorkeursstijl van de medewerker. Daarnaast leest u welk appèl u op hem/haar doet, hoe u dit formuleert en waar u gaat op letten bij de introductie van een opdracht.


  Het appel Hoe vraagt u hetWaar let u op 
Steungevend
Opgevend

Benadruk in uw aanpak belangrijke redenen, doe beroep op zijn zin voor uitmuntendheid wanneer u zijn hulp inroept.
Toon persoonlijke betrokkenheid bij het verloop van de gebeurtenissen en benadruk de mogelijkheden die de persoon heeft in zijn persoonlijke ontwikkeling.
 
« Johan, Ik heb echt uw hulp nodig in dit belangrijk project. Het is van grote betekenis voor de hele onderneming, en ronduit gezegd ook voor onze afdeling. Wij kunnen iedereen tonen hoe goed dit departement wel is door uitmuntend werk te leveren. Het zal ook heel wat ervaring opleveren voor uzelf, door dit project door dik en dun mee te maken. »  Als de persoon zich op zijn nieuwe taak toelegt, werk dan samen de doelstellingen uit, toon uw persoonlijke betrokkenheid en belangstelling bij de tussentijdse vorderingen. Wees toegankelijk voor alle vragen of nodig advies, en druk uw vertrouwen en erkenning uit.
Beheersend
Overheersend

Doe een appel op haar competitie drang. Geef veel macht en autonomie, alsook de middelen om de doelstellingen te bereiken. Laat haar zien wat gedaan kan worden. Kijk niet voortdurend op haar vingers – blijf uit haar weg. « Marijke, dit nieuwe project is echt wel moeilijk, en alle afdelingen denken dat wij het gaan verknoeien. Ik wil dat u daar verantwoordelijkheid over neemt en hen laat zien dat het wel mogelijk is. Dit is volledig uw project en ik bezorg u de mensen die u wilt ; maar ik verwacht wel dat u er de nodige duw aan geeft. Als het te realiseren is, weet ik dat u het kunt. » De te verwachten resultaten moeten duidelijk uitgewerkt worden, zodat de grenzen bepaald zijn en de persoon duidelijk weet wat u wilt. Laat deze persoon evenwel weten dat u open staat voor haar ideeën en dat u prijs stelt op haar initiatieven. Geef niet te veel toe zodat het haar toch wel de nodige moeite zal kosten. 
Behoudend
Afhoudend

 Richt u op zijn methodische aanpak. Hij is geen gokker. Presenteer de ideeën als risicovrij, en benadruk de zaken die aansluiten bij zijn analytische vaardigheden, waarbij hij zijn logica en feitelijke benadering kan beoefenen. Wanneer u hem op onbekend terrein brengt, benadruk dan de linken met bestaande programma’s, opdat hij zich wat makkelijker thuis zou voelen in de nieuwe werksituatie.« Karel, hier komt een ander project op ons af, vergelijkbaar met de opdracht die we verleden jaar gedaan hebben. Ik wil hebben dat u zich hierin verdiept, en dat u alle gegevens verzamelt die nodig zijn om het zo efficiënt mogelijk aan te kunnen pakken, en om er zeker van te zijn dat het goed gedaan wordt. Wij hebben dit soort oefening reeds gedaan, en u weet beter dan wie ook wat we nodig hebben. » In uw omgang met hem, moet u tonen dat u objectief, correct en consistent bent bij de beoordeling van zijn prestaties. Hij houdt niet van storingen, afwijkingen of veranderingen ; wees daarom duidelijk over de details op een georganiseerde manier. Evalueer op systematische wijze zijn voortgang. 
Meegevend
Weggevend

Benadruk de creatieve en sociale elementen in het project. Dit zal haar een prachtige kans geven om dingen met anderen te doen en om voor het voetlicht te treden. Haar succes zal afhangen van een vlotte samenwerking en zij moet zich vooral toeleggen op de nood aan flexibiliteit en diplomatie.
« Rein, hier is een project waar ik jou voor nodig heb. De topfiguren zijn hierin geïnteresseerd, en wie erbij betrokken is  zal als winnaar gezien worden als ze ‘t ‘m weten te lappen. Het project ligt evenwel nogal gevoelig bij de andere departementen. Hun ideeën moeten mee geïntegreerd worden in het totaalplan. Zij mogen zeker niet het gevoel krijgen dat wij ons plan opdringen. Wij moeten zeer flexibel zijn. »
Wees informatief, ook over de belangen van de verschillende betrokken partijen. Geef haar nuttige feedback over het verloop van de zaken. Hou de relatie vriendschappelijk, relax en informeel – laat haar een centrale rol spelen en geef haar krediet voor wat zij in staat is te volbrengen.



De kracht van deze aanpak schuilt erin dat deze richtlijnen kunnen toegepast worden voor speciale taken alsook voor het gewone werk. Medewerkers verwachten begrip van hun baas. U kunt aan deze behoefte tegemoet komen door in uw benadering rekening te houden met hun individuele stijlen.

Mengen en combineren


Nadat u de werkomgeving op stressoren hebt gecontroleerd en iedere medewerker gemotiveerd, moet u vervolgens de interpersoonlijke relaties tussen uw medewerkers weten samen te brengen.
 
Dit kan door zowel individueel als op teambijeenkomsten de vier basisstijlen te bespreken. Help iedere medewerker de eigen stijl te analyseren. De meeste mensen zullen zich gemakkelijk herkennen in één van de gedragsstijlen. Toon vervolgens, vooral tijdens teamvergaderingen, hoe de stijlen zich tot mekaar verhouden en hoe zij mekaar kunnen aanvullen om tot teamwerk te komen. Zo begrijpt Marijke bijvoorbeeld dat Karel helemaal geen muggenzifter is maar buitengewoon behoedzaam te werk gaat om risico’s te spreiden die ze zelf nog niet ziet. De vaardigheden van elke stijl verbinden met het algemeen succes van het departement zal de eigen bijzondere bijdrage stimuleren.
 
Goed begonnen is half gewonnen! Wanneer mensen hun eigen voorkeurstijl begrijpen en die van de andere teamleden, dan zijn zij reeds halfweg in het combineren van hun sterktes en in het aanpassen van hun gedrag aan de andere.
 
Mogelijk kan het mengen en combineren van stijlen een extra zetje krijgen door het herschikken van afdelingsopdrachten. De persoon die een hekel heeft aan planning en gedetailleerd werk kan de opdracht krijgen van troubleshooter. En de persoon die zich goed voelt in systematisch werken kan de documentatie van de afdeling beheren.
 
Of misschien heeft u als leidinggevende minder affiniteit met het coachen van uw medewerkers? Vind dan een stafmedewerker die zich coöperatief opstelt en anderen in gesprekken goed kan helpen en motiveren. Stel deze aan tot uw assistent wanneer het gaat om de ontwikkeling van de collega’s.
 
Op gelijkaardige wijze kunt u gedragsstijlen als criterium gebruiken bij de samenstelling van projectgroepen. Zo kan een persoon die graag het voortouw neemt goed passen bij iemand die graag samen met anderen resultaten haalt. Of de knappe verkoper die geweldig met klanten kan omgaan en niet zo sterk is in zijn administratie kan aangenaam samenwerken met een collega die de gegevens graag precies bijhoudt en rapporteert.
 
Boven alles, moet u in de gaten houden dat dit geen éénmalige oefening is. Tijdens periodieke bijeenkomsten kan u terugblikken op samenwerking. Dit betekent geenszins doelloze onderlinge analyses of namen noemen, wèl resultaatgerichte evaluaties. Pak om het even welk probleem bij de kop waar het team mee te maken heeft: werden de tijdslimieten gehaald ? welke belemmeringen heeft de planning ondervonden ? Hoe kunnen wij deze moeilijkheden overwinnen of moeten we er leren mee leven ? Start dus vanuit de werkinhoud en naarmate de problemen ter sprake komen belicht u stilaan de aspecten gebonden aan de gedragsstijl.
 
Sommige mensen vinden het bezwaarlijk om over de gedragsstijl van hun medewerkers te praten, want dat zou kunnen leiden tot het spelen van amateur psycholoogje, alsof het zou gaan om een of andere vorm van groepstherapie. Feit is dat wij allemaal amateur psycholoogje spelen, want we zitten voortdurend te bespreken waarom medewerkers en managers de dingen doen die zij doen (en niet doen wat ze zouden moeten doen).
 
Het biedt vele voordelen om de samenwerking openlijk te bespreken met behulp van een gemeenschappelijke taal over stijlpatronen. Iedereen wordt beter van de gedeelde inzichten. Zolang men begrijpt dat elke stijl waardevol is en dat iedere persoon zijn bijzondere bijdrage kan leveren, is iedereen in staat om het onderwerp objectief en positief te bekijken. Therapie is echt niet nodig, want niemand wordt afgekeurd en alle benaderingen worden erkend.
 
In essentie gaat het erom dat u en de anderen het feit van verschillend te zijn intens gaan waarderen en beseffen dat er instrumenten zijn om deze verschillen te bespelen. Allen dragen zij bij in het maken van de prachtige muziek die weerklinkt bij het behalen van een topprestatie.


 
[1] Vertaling en bewerking van “Getting Your Team in Tune , Stuart Atkins & Allan Katcher“
 
<Vorige
Terug